Politique de confidentialité

1. Introduction

Mentor AI NotarIA Inc. (ci-après « nous ») développe et exploite la plateforme Mentor AI Notaire, une solution logicielle destinée aux cabinets de notaires du Québec. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités.

Cette politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1), à la Charte des droits et libertés de la personne (C-1.1) et au Code civil du Québec.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Mentor AI NotarIA Inc. est :

3. Renseignements personnels que nous recueillons

3.1 Renseignements des notaires utilisateurs

• Nom et prénom
• Adresse courriel professionnelle
• Photo de profil (si fournie)
• Historique de connexion et journaux d'utilisation
• Préférences et paramètres du compte

3.2 Renseignements des clients des notaires

Dans le cadre du traitement des dossiers notariaux, la plateforme peut traiter les renseignements suivants relatifs aux clients des notaires :

• Identité (nom, prénom, date de naissance)
• Coordonnées (adresse, téléphone, courriel)
• Numéro d'assurance sociale (NAS)
• Informations financières (montants de prêt, prix de vente, taxes)
• Informations immobilières (adresse de l'immeuble, numéro de lot, matricule)
• Documents juridiques (actes, contrats, certificats)

Important : Pour les renseignements des clients des notaires, Mentor AI Notaire agit à titre de sous-traitant. Le notaire demeure le responsable du traitement de ces renseignements conformément à ses obligations déontologiques et légales.

3.3 Renseignements issus d'un logiciel comptable

Le notaire peut choisir de relier son logiciel comptable (par exemple QuickBooks Online) à la plateforme. Cette connexion est facultative, en lecture seule, et porte sur la comptabilité de bureau du cabinet. La plateforme y lit les éléments nécessaires au portrait financier.

Le notaire peut retirer cette connexion à tout moment, depuis la plateforme ou depuis son logiciel comptable. Le retrait révoque immédiatement notre accès et supprime les données comptables conservées.

4. Finalités du traitement

Nous traitons les renseignements personnels aux fins suivantes :

• Fournir le service : extraction de documents, vérification de conformité, assistance à la pratique notariale
• Produire le portrait financier du cabinet, lorsque le notaire a relié un logiciel comptable
• Assurer la sécurité : authentification, détection d'accès non autorisés, journalisation
• Améliorer le service : statistiques agrégées et anonymisées sur l'utilisation de la plateforme

Nous ne faisons jamais ce qui suit :

• Utiliser vos données pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle
• Vendre ou partager vos données avec des tiers à des fins commerciales
• Effectuer du profilage publicitaire

5. Hébergement et localisation des données

Toutes les données sont hébergées à Montréal, Canada (Google Cloud Platform, région northamerica-northeast1). Aucun transfert de données hors du Canada n'est effectué, aux exceptions suivantes :

Synthèse vocale (TTS) : Le service optionnel de synthèse vocale utilise ElevenLabs (États-Unis). Avant tout envoi, un filtre de renseignements personnels (PII) est appliqué : aucun nom, NAS, numéro de téléphone, adresse courriel ou numéro de dossier n'est transmis. Seul le texte nettoyé est envoyé pour la synthèse vocale.

Assistance par intelligence artificielle : Les requêtes adressées aux modèles Gemini sont acheminées vers l'infrastructure mondiale de Google. Les données demeurent stockées à Montréal : seules les requêtes transitent, et elles ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles.

6. Mesures de sécurité

Nous mettons en place les mesures de sécurité suivantes pour protéger vos renseignements :

• Chiffrement en transit : TLS 1.3 pour toutes les communications
• Chiffrement au repos : AES-256 pour toutes les données stockées
• Isolation par cabinet : Architecture multi-tenant avec cloisonnement strict des données entre cabinets
• Authentification : OAuth 2.0 avec fournisseur d'identité sécurisé
• Filtrage PII : Nettoyage automatique des renseignements personnels avant tout envoi à des services tiers
• Journalisation : Enregistrement des actions pour traçabilité et audit

7. Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites à la section 4.

• Suppression d'un dossier : Entraîne la suppression en cascade de tous les documents, extractions, vérifications et conversations associés
• Fermeture de compte : Suppression complète de toutes les données du cabinet après un délai de grâce de 30 jours, permettant la récupération en cas de demande accidentelle

Les durées de conservation spécifiques sont détaillées dans notre politique de rétention des données, disponible sur demande auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la loi, toute personne dont nous détenons des renseignements personnels dispose des droits suivants :

• Droit d'accès : Obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant et en obtenir une copie
• Droit de rectification : Faire corriger tout renseignement inexact ou incomplet
• Droit à la portabilité : Recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé
• Droit à la suppression : Demander l'effacement de vos renseignements lorsque leur conservation n'est plus nécessaire

Pour exercer ces droits, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse indiquée à la section 2. Nous répondons à toute demande dans un délai de 30 jours.

Clients des notaires : Si vous êtes le client d'un notaire utilisant notre plateforme, toute demande d'accès, de rectification ou de suppression doit être adressée en premier lieu au notaire responsable de votre dossier.

9. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, nous nous engageons à :

• Prendre les mesures nécessaires pour réduire le risque de préjudice
• Aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) si l'incident présente un risque de préjudice sérieux
• Aviser les personnes concernées lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux
• Inscrire l'incident dans notre registre des incidents de confidentialité

10. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Toute modification significative sera communiquée 30 jours à l'avance par courriel et par avis dans l'application.

11. Contact